Comment réussir votre échange

  •     Le choix des destinations
  •     Les premiers contacts
  •     Une sélection intelligente
  •     L’accueil
  •     Précautions à prendre
  •     Qui paie quoi ?
  •     Assurances
  •     Les animaux domestiques
  •     Votre “Guide de la maison”
  •     N’oubliez pas des choses simples mais très importantes

Le choix des destinations :

Les plus satisfaits de nos membres sont ceux qui font preuve de la plus grande souplesse dans leur choix de destinations.Nous vous conseillons de ne pas limiter votre projet à un seul choix, mais d’envisager plusieurs lieux de vacances.

Les premiers contacts :

N’attendez pas que les autres prennent contact avec vous. Pour les premiers contacts, composez une lettre dactylographiée que vous pouvez reproduire à une cinquantaine d’exemplaires. Vous en trouverez un exemple en anglais.Donnez priorité à ceux qui indiquent la Canada ou «ouvert » comme les destinations préférées, mais n’hésitez jamais à vous mettre en rapport avec un membre qui a exprimé sa préférence pour une destination éloignée de chez vous. Les premières sélections s’orientent souvent vers les villes touristiques importantes, mais bien des échangeurs opteront pour la deuxième ou troisième destination, voire même un lieu auquel ils n’avaient jamais songé.Dans vos correspondances, par lettre, par email, au téléphone ou par fax, dites à vos correspondants pourquoi ils aimeront votre région, votre ville, votre maison. Décrivez les possibilités de loisirs, de pratiques sportives, les musées, les sites historiques, tout ce qui peut intéresser un étranger. Soulignez les caractéristiques intéressantes de votre habitation, mais sans en exagérer les agréments. Soyez honnête quant au nombre de personnes qui voyageront avec vous et demandez à votre partenaire d’échange de vous indiquer également le nombre de personnes qui l’accompagneront. Précisez avec quel soin vous vous occuperez de leur maison. Ne vous découragez pas si les réponses ne sont pas aussi nombreuses que vous l’escomptiez et recommencez en visitant régulièrement notre site

Une sélection intelligente :

Avant de concrétiser vos projets, parcourez autant de descriptions que possible et décidez ensuite de ce qui est le plus important à vos yeux : la région, le type de logement disponible, les dates où vous pouvez voyager, la présence d’une voiture (vérifiez avec votre assureur la couverture dont bénéficieront vos hôtes avant d’accepter ce type d’échange), les attraits culturels, etc.
Ne faites pas votre échange à l’aveuglette et utilisez votre bon sens. Évitez par exemple les correspondants qui ne prennent pas la peine de présenter correctement leurs lettres, ce pourrait être un signe de sans-gêne. Sachez surtout que la réciprocité et l’égalité de l’échange sont les meilleures garanties du respect de vos biens.

L’accueil :

Préparez votre maison en vue de l’arrivée de vos hôtes, en pensant que leur souhait est de trouver une habitation propre et en ordre, qui corresponde à la description que vous en avez faite. Préparez-leur un intérieur agréable et facile à vivre.Prévoyez de la place dans les placards pour vos invités et préparez du linge de maison propre. Laissez l’essentiel dans le réfrigérateur pour un premier repas (fromage, oeufs, pain, fruits, par exemple) : la famille peut arriver tard. Demandez à vos amis et voisins d’accueillir et d’aider vos invités à se sentir “chez eux”.Prévoyez un nettoyage complet, sans oublier l’entretien du jardin et de la piscine. Bref, il faut que les lieux soient dans l’état où vous souhaitez vous-même trouver les leurs. Et surtout, ne manquez pas d’en faire autant au moment de votre départ, pour que vos correspondants retrouvent eux-aussi une maison irréprochable.
Par sécurité, surtout si vos correspondants ont de jeunes enfants, mettez à l’abri vos souvenirs de famille et les meubles ou objets particulièrement fragiles ; laissez une note indiquant les autres objets à utiliser avec précaution.

Précautions à prendre :

Surtout, mettez votre accord par écrit. Un contrat type vous est fourni ci-joint. N’hésitez pas à poser des questions précises : il est préférable de toujours éclaircir un doute ou un point d’interrogation avant de conclure l’échange.Téléphonez à votre correspondant et apprenez à le connaître “de vive voix”. L’échange se déroule toujours mieux entre personnes qui ont appris à se connaître avant la transaction. Demandez des photos et/ou des références. Si celles-ci tardent à vous parvenir, la sonnette d’alarme doit commencer à tinter. Une fois l’échange décidé, restez en contact régulier. Il arrive que des lettres se perdent : si le silence se prolonge, ayez recours au téléphone. Vous découvrirez la plupart du temps une explication très plausible et vous retrouverez la paix de l’esprit.

Qui paie quoi ?

Décidez-en à l’avance. Les factures de consommation courante sont en général réglées par le propriétaire, sauf les appels téléphoniques longue distance. Notez vos communications téléphoniques et laissez l’argent correspondant. Demandez une facture détaillée à Telus or Rogers, etc. ; elle est gratuite. Les pannes d’équipement électroménager sont à la charge du propriétaire lorsqu’il s’agit de pannes dues à l’usure (mais n’engagez pas de frais de réparation sans son accord écrit). Voyez avec votre compagnie d’assurance qui est responsable en cas de dommage accidentel.

Assurances :

Généralement, l’assurance habitation couvre votre maison quel qu’en soit l’occupant. Voyez avec votre assureur quelles sont les conditions et les limites de couverture “lorsqu’un tiers garde votre maison pendant votre absence”. Pour ce qui est de la voiture, contactez votre compagnie et obtenez des précisions. Beaucoup de nos membres signent un accord par lequel le conducteur de chacun des véhicules est responsable des accidents à concurrence de la franchise.
Auto / Home Insurance

Les animaux domestiques :

L’ échange de maison est très demandé par les familles qui ne souhaitent pas dépayser leurs animaux domestiques lors d’un départ en vacances. Vous verrez que beaucoup de nos membres recherche une garde d’animal domestique afin d’éviter, par exemple, le placement de leur chien bien-aimé dans un chenil.Si vous en avez : Ne le cachez surtout pas Vous aimez vos animaux et vous voulez qu’on prenne soin d’eux. Signalez leur existence dès la première prise de contact, vous spécifierez avec beaucoup de soin et de détails dans le classeur quelles sont leurs habitudes, leurs besoins. Des échangeurs peuvent être particulièrement heureux de trouver un compagnon de jeux et votre animal peut donner un charme particulier à votre habitation !Si vous acceptez d’en garder : Avant d’accepter un échange avec une famille possédant des animaux domestiques, n’oubliez pas qu’il faudra les soigner. C’est une responsabilité et il faudra y consacrer du temps pour les nourrir. Cependant, ceci vous procurera aussi beaucoup de plaisir à condition que vous ayez bien défini au préalable les tâches et les obligations qui en découlent.

Votre “Guide de la Maison” :

Le contenu de ce guide est très probablement l’élément clef d’un échange réussi. Les informations que vous y noterez permettront à vos hôtes de s’adapter rapidement à votre maison, à votre ville et à votre région. C’est grâce à vous et à vos conseils qu’ils pourront profiter pleinement de leurs vacances. Prenez le temps de bien assembler les informations utiles. Cela vous demandera un peu d’efforts pour votre premier échange, mais une simple mise à jour fera l’affaire pour tous vos échanges à venir. Pensez à réunir dans un seul classeur :Mode d’emploi des appareils ménagers, contrats d’entretien et garanties .Plan de la ville, cartes de la région et liste d’adresses utiles : principaux magasins, supermarchés, réparateurs d’appareils électroménagers, bons restaurants, parcs, lieux de loi- sirs etc.Numéros de téléphone des services de secours, médecin, dentiste, voisins aimables, membres de votre famille, baby-sitter et des amis qui aimeraient faire la connaissance de vos correspondants ou qui pourraient leur apporter conseils.Consignes pour les animaux domestiques (habitudes, nourriture).

Conseils pour l’entretien de la maison (piscine, jardin).

Tout autre conseil pratique ou intéressant.

Exemple : Échange de maison: guide pour vos invités : Word DOC fichier
Exemple : HomeLink – Guide de notre maison
Exemple : HOUSEBOOK “Welcome” sample : Word DOC file

N’oubliez pas les choses simples mais très importantes :

Vérifiez que le numéro d’adhésion de vos correspondants figure sur leurs lettres.Avant de partir, mettez votre accord d’échange par écrit en utilisant le Contrat d’Échange (formulaire).Une fois de retour de vacances, vous êtes prié de renvoyer le Formulaire d’Évaluation à votre responsable HomeLink Canada. Cette communication entre participant et organisateur est très importante et permet de maintenir la même qualité des échanges HomeLink à travers le monde.

Désistement d’un échange

 Extrêmement rare mais gênant. Si un contrat d’échange est signé et qu’une semaine avant l’échange il y a un problème de force majeure d’un côté ou de l’autre (décès, maladie, etc. …), Homelink intervient pour trouver un autre échange pour la famille lésée. S’il y a annulation d’un échange conclu par contrat sans motivation majeure, la famille qui se désiste est automatiquement éliminée du réseau HomeLink.
Pour ceux qui craignent cette éventualité, la meilleure protection est de souscrire un contrat d’annulation de voyage lors de l’achat des billets d’avion. Certaines cartes de crédit couvrent de telles éventualités si elles sont utilisées lors de l’achat des billets.Any vacation trip implies an important effort of planning and coordination amongst family members in schedules, airline tickets, and endless details, much of it done with excitement and lots of expectations. A sudden cancellation of these plans can mean ruining one’s vacation for the entire year. In HomeLink, a capricious cancellation of a firm home exchange agreement is not acceptable, and it can lead to non-renewal of membership in HomeLink. If illness or unavoidable events make it necessary for you to cancel, contact HomeLink immediately and help us try to find another member to take your place. Never withdraw from an agreement to accept a later offer which may seem more appealing.

Exchange Cancellation Insurance

If your exchange partner is forced into a last minute cancellation due to an emergency or sudden illness, you should contact us immediately. In concert with our international organizers we will assist you in seeking a substitute exchange in your intended location.You can purchase Exchange Cancellation Protection with your registration or once you have arranged an exchange. It can cover commercial accommodation if you already have booked flights and are committed to your intended destination. For complete details please see the link in the right-hand menu or contact us.

Conclusion of an Exchange

At the end of your exchange and before leaving your exchange partner’s home, try to leave the home just as you found it. Chairs and other furniture back in their original places. If anything has been accidentally broken, try to replace it with a new one or leave a small note explaining what has happened and offering appropriate compensation for it. A bottle of wine or some flowers with a small thank you note is a very nice gesture which will always be remembered and appreciated by your exchange partners.

Exchange Evaluation

Successful home exchange depends greatly on the good will of its participants. In an effort to maintain the high standards of quality in HomeLink International, we’d appreciate very much if you could let us know how your home exchange went. When you return to your own home, please take a few minutes to complete the Exchange Evaluation Form, conveniently posted online in both hardcopy and electronic formats.Yes, enjoying home exchange for vacations does require a little effort. Yet, a good part of this effort must only be done in your first home exchange. Future exchanges become a simple routine. And the effort is well worth it when compared to the benefits enjoyed.

NOTE : HomeLink Canada cannot be held responsible for the condition of listed homes, the actions of individual members or the accuracy of the listings.

Bonne chance et bonnes vacances~ Jack, Colleen et Leanne
HomeLink Canada